Pelatihan menyusun SOP

Penting nggak sih sebuah perusahaan menyusun SOP?

Apa sebenarnya fungsi, dan manfaat SOP perusahaan?

Kalian nggak perlu bertanya-tanya sendiri, karena untuk menjawab itu kita akan mengupasnya dalam artikel berikut ini. 

Pengertian SOP Itu Bagaimana?

Dikutip dari Hubspot, standard operating procedure (SOP) adalah daftar instruksi berisi langkah demi langkah yang merinci bagaimana menjalankan prosedur rutin. 

SOP di perusahaan berguna untuk sarana komunikasi dan produktivitas. SOP perusahaan akan selalu memiliki titik referensi untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara menjalankan tugas tertentu. 

Apa Tujuan Perusahaan Menyusun SOP?

Setiap perusahaan perlu memiliki SOP agar kinerja dan alur kerja dapat berjalan sebagaimana mestinya. Ada banyak tujuan dari pembuatan SOP perusahaan antara lain:

• Sebagai pedoman dan landasan hukum
  Penerapan standar ini dapat berfungsi sebagai pedoman untuk mengantisipasi berbagai macam situasi tak terduga yang akan dihadapi oleh perusahaan, sekaligus acuan untuk melaksanakan pekerjaan.

• Memudahkan pekerjaan
  Tidak bisa dipungkiri, hal ini akan sangat membantu kegiatan operasional perusahaan dan mempermudah pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dengan SOP, seluruh aktivitas perusahaan menjadi teratur dan tertib.

• Membantu mendisiplinkan seluruh jajaran perusahaan
  Penerapannya tentu saja bisa membantu membawa seluruh jajaran perusahaan ke arah yang positif untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam bekerja.

  Misalnya, pegawai tidak boleh datang terlambat ke kantor atau keluar jam kantor tidak pada waktunya, karena peraturan mengenai itu sudah tercantum dalam SOP. Bagi yang melanggar, biasanya akan dikenakan sanksi sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.

• Mendeteksi hambatan-hambatan yang sedang atau akan dialami pegawai
  Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengantisipasi hal tak terduga dalam menjalankan perusahaan, termasuk hambatan yang sedang atau akan dialami pegawai. Jika hambatan sudah diketahui, maka perusahaan dapat mencari jalan keluar untuk memecahkannya.

Fungsi Menyusun SOP Dalam Sebuah Perusahaan

Pembuatan standar operasional prosedur memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan maupun karyawan. Keberadaan SOP sendiri mempunyai fungsi tersendiri di perusahaan. Fungsi dokumen SOP dalam perusahaan lebih jauh sebagai berikut: 

• SOP perusahaan menjadi acuan kinerja karyawan
• SOP perusahaan menjadi pedoman hukum dan aturan 
• SOP perusahaan sebagai pedoman berisi informasi soal ketugasan

Langkah Menyusun SOP

• Membuat tim penyusun SOP

  Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini. Umumnya, untuk menyusun SOP diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.

• Pelajari proses bisnis perusahaan

  Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.

• Menyusun dan evaluasi alur kerja (flow chart)

  Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja. Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.

  Yang penting ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge di tiap proses kerja.

• Simulasi SOP

  Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya. Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.

• Evaluasi dan perbaikan

  Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

• SOP disetujui

  Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Terkait SOP, pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.

• Sosialisasi SOP

  Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP. Yang penting dipastikan adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.

Training Teknik Menyusun SOP Bagi Perusahaan

Banyak organisasi yang mengabaikan ini karena dipandang tidak terlalu penting.  Pelatihan ini memberikan prinsip-prinsip penyusunan SOP yang efektif yang tidak hanya memuat hal-hal teknis penyusunan. Tetapi juga mencakup latar belakang dan arti penting penyusunan SOP dan juga hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penyusunan SOP yang efektif. 

Pelatihan ini juga dilakukan secara gamblang sehingga mudah dimengerti karena dikembangkan berdasarkan pengalaman praktis di perusahaan.

Ingin karyawan dapat memahami SOP dengan baik? 

Jika iya, maka perusahaan perlu melakukan pelatihan agar karyawan dapat bekerja dengan alur yang efektif dan efisien. Jika Anda bingung bagaimana cara memberikan pelatihan pada karyawan, jangan khawatir! 

Sekarang Grapadi School dapat membantu Anda untuk mengeksekusi pelatihan secara profesional. Konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang!